Términos de Screening

1. Naturaleza del Módulo

El módulo de consultas de RIOGUARDIAN es una herramienta tecnológica de apoyo a procesos de debida diligencia y conocimiento del cliente (KYC/KYS). Permite consultar datos contra listas de sanciones, vigilancia, PEPs y bases internas configuradas por el cliente, generando trazabilidad y evidencia para el cumplimiento normativo.

2. Resultados y Limitaciones

Las coincidencias son potenciales y no constituyen identificaciones positivas confirmadas.
Pueden existir homónimos y falsos positivos. Cada coincidencia es un insumo para el proceso de debida diligencia del cliente.
La ausencia de coincidencias no garantiza que un sujeto esté libre de riesgos.
Los resultados dependen de las fuentes cargadas, su actualización y la configuración realizada.
RIOGUARDIAN no es responsable de decisiones tomadas exclusivamente con base en los resultados de screening sin el debido proceso de verificación del cliente.

3. Responsabilidad del Cliente

El cliente, como responsable de sus procesos de debida diligencia, se compromete a:

Contar con la base legal o autorización correspondiente para consultar datos personales de terceros, conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes.
Implementar procedimientos internos de verificación y análisis de las coincidencias identificadas.
Documentar adecuadamente el proceso de debida diligencia, incluyendo la justificación de las decisiones tomadas.
Mantener actualizadas las fuentes de screening cuando corresponda.
Cumplir con las obligaciones de reporte ante las autoridades competentes según la normativa SAGRILAFT y demás disposiciones aplicables.

4. Auditoría y Trazabilidad

Todas las consultas quedan registradas con: usuario, fecha, hora, tipo de consulta, motivo y resultado. Este registro es inmodificable y está disponible para auditoría interna y externa del cliente.

5. Retención de Datos de Consultas

Los registros de consultas se conservan por 13 meses desde su realización, conforme a las mejores prácticas de cumplimiento y debida diligencia. Después de este período, los datos operativos son eliminados automáticamente y se registra la eliminación en el log de auditoría. Los certificados de consulta individual tienen vigencia de 30 días.

Ver detalles completos en la Política de Retención y Eliminación.

6. Alcance del Servicio

RIOGUARDIAN proporciona herramientas tecnológicas de apoyo para los procesos de cumplimiento del cliente. La plataforma no sustituye la responsabilidad regulatoria del cliente ni sus obligaciones ante las autoridades competentes. El servicio incluye trazabilidad, generación de certificados y conservación de evidencia como soporte para los procesos de debida diligencia del cliente.