Aviso de Privacidad — RIOGUARDIAN

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

RIOJURIDICO S.A.S., sociedad legalmente constituida e identificada con NIT 902035295, en adelante "RIOJURIDICO", "la Compañía", "el Responsable" o, cuando corresponda, "RIOGUARDIAN", informa a todos los titulares de datos personales que, en desarrollo de sus actividades corporativas, comerciales, contractuales, tecnológicas, administrativas, operativas y de soporte, así como con ocasión del acceso, navegación, consulta, interacción, registro, contratación, activación, utilización o recepción de productos, servicios, funcionalidades, contenidos, materiales, formularios, integraciones, comunicaciones o canales asociados a su ecosistema digital, podrá recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir, transferir, actualizar, corregir, conservar, bloquear, suprimir, anonimizar y, en general, tratar datos personales en los términos autorizados por la ley y por la Política de Tratamiento de Datos Personales adoptada por la Compañía.

Para todos los efectos relacionados con el tratamiento de datos personales, los datos de identificación y contacto del Responsable son los siguientes:

Razón social: RIOJURIDICO S.A.S.
NIT: 902035295
Domicilio: Bucaramanga, Santander, Colombia
Dirección física: Cra 34 #51-80, Of. 304, Edificio Foro, Bucaramanga
Correo electrónico para asuntos de protección de datos / hábeas data: [email protected]
Correo general de contacto: [email protected]
Teléfono: +57 316 388 11 38
Sitio web: rioguardian.com

2. Finalidad y Alcance del Presente Aviso

El presente Aviso de Privacidad tiene por objeto poner en conocimiento de los titulares, de manera previa, general, suficiente y accesible, los elementos esenciales del tratamiento de sus datos personales por parte de RIOJURIDICO, incluyendo la identidad del Responsable, las finalidades generales del tratamiento, las categorías de datos potencialmente involucradas, los derechos que les asisten a los titulares, los mecanismos habilitados para su ejercicio, la forma de acceder a la Política de Tratamiento de Datos Personales y las condiciones generales bajo las cuales la Compañía podrá apoyarse en terceros o intervenir en calidad de responsable o encargado del tratamiento, según la naturaleza concreta de la relación jurídica, comercial, contractual, operativa o tecnológica de que se trate.

Este Aviso constituye una pieza de información externa dirigida al titular y debe interpretarse de manera sistemática con los demás documentos del Centro Legal de la Compañía, especialmente con:

Marco Legal General — Términos Generales y reglas generales de acceso, uso, contratación e interacción;
Política de Tratamiento de Datos Personales;
Política de Retención, Bloqueo, Supresión y Eliminación de Información;
Canal de Atención, PQRS y Hábeas Data;
los contratos, órdenes de servicio, anexos de tratamiento de datos, acuerdos de confidencialidad, políticas técnicas o documentos específicos que regulen servicios, productos o relaciones particulares.

La publicación del presente Aviso no sustituye, modifica ni deja sin efecto la obligación de obtener la autorización del titular cuando esta sea legalmente exigible, ni reemplaza los instrumentos contractuales o documentales específicos que deban suscribirse para relaciones particulares.

3. Titulares a Quienes Aplica el Presente Aviso

Este Aviso de Privacidad aplica, según corresponda, a los datos personales de personas naturales que se relacionen actual, pasada o potencialmente con RIOJURIDICO o con RIOGUARDIAN en cualquiera de las siguientes calidades, escenarios o contextos, sin que la siguiente enumeración sea taxativa:

visitantes, navegantes o usuarios del sitio web, landing pages, micrositios, formularios, canales de contacto o activos digitales de la Compañía;
personas que diligencien formularios, soliciten información, presentaciones, demostraciones, diagnósticos, acompañamiento comercial, propuestas o cotizaciones;
clientes potenciales, leads, prospectos y personas interesadas en productos o servicios;
clientes actuales, suscriptores, contratantes o usuarios registrados;
administradores de cuenta, usuarios autorizados, invitados, usuarios internos o externos del servicio;
representantes legales, socios, administradores, directivos, empleados, contratistas, dependientes, apoderados o colaboradores de clientes empresariales;
proveedores, contratistas, consultores, aliados, integradores, referidores, socios estratégicos o terceros relacionados con la operación o comercialización de los servicios;
personas que presenten peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de soporte, tickets, requerimientos técnicos, reclamaciones económicas o solicitudes de ejercicio de derechos de hábeas data;
asistentes a reuniones, webinars, sesiones comerciales, onboarding, capacitaciones, eventos, entrevistas, workshops o actividades institucionales de la Compañía;
candidatos, trabajadores, exempleados, pasantes, practicantes, aspirantes o personas vinculadas a procesos internos de selección o administración del talento humano, cuando resulte aplicable;
cualquier otra persona natural cuyos datos personales lleguen legítimamente a poder de la Compañía en desarrollo de una relación precontractual, contractual, legal, comercial, administrativa, operativa o técnica.

4. Categorías Generales de Datos Personales que Podrán Ser Tratados

Dependiendo de la naturaleza de la relación existente con el titular, RIOJURIDICO podrá tratar una o varias de las siguientes categorías generales de datos personales, en la medida en que ello resulte necesario, pertinente, proporcional y compatible con la finalidad legítima informada o permitida por la ley:

4.1. Datos de identificación y caracterización básica

Nombre y apellidos, tipo y número de documento, nacionalidad, firma, cargo, empresa, calidad en la que actúa, relación con el cliente o con la Compañía, y demás datos básicos de individualización personal o corporativa.

4.2. Datos de contacto y localización

Correo electrónico, número telefónico, dirección física, ciudad, país, canal de mensajería, datos de notificación, horario o preferencia de contacto, así como demás información necesaria para sostener o ejecutar la relación.

4.3. Datos comerciales, contractuales y transaccionales

Información relacionada con solicitudes, oportunidades de negocio, propuestas, cotizaciones, órdenes de servicio, contratos, activaciones, suscripciones, facturación, recaudos, pagos, renovaciones, cartera, controversias económicas, tickets o historial de servicio.

4.4. Datos técnicos, digitales y de trazabilidad

Dirección IP, logs, timestamps, eventos de autenticación, registros de acceso, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, identificadores de sesión, actividad en el sitio o plataforma, eventos de navegación, uso de funcionalidades, errores, actividad de soporte, telemetría operativa, datos de seguridad y demás registros razonablemente asociados a la operación y protección del sistema.

4.5. Datos documentales y de contenido

Información incluida en formularios, correos, archivos, anexos, matrices, tickets, comentarios, observaciones, documentos, evidencias, soportes, instrucciones, materiales o insumos que el titular, el cliente o un tercero legitimado remita, cargue, comparta, sincronice, procese o consulte a través del sitio, de la plataforma o de los canales asociados.

4.6. Datos de interacción, atención y soporte

Información derivada de comunicaciones, reuniones, sesiones comerciales, solicitudes de asistencia, reclamos, PQRS, solicitudes de derechos de datos personales, interacciones de soporte, incidencias, seguimientos y respuestas.

4.7. Datos de administración interna

Cuando resulte aplicable, información de proveedores, contratistas, aspirantes, trabajadores o terceros vinculados con la administración interna de RIOJURIDICO, necesaria para la gestión contractual, laboral, financiera, documental, operativa o de seguridad.

4.8. Otras categorías necesarias

Cualquier otro dato personal que resulte legítimamente necesario para el desarrollo de la relación concreta, siempre bajo criterios de necesidad, finalidad, legalidad, pertinencia y proporcionalidad.

5. Finalidades Generales del Tratamiento

RIOJURIDICO podrá tratar los datos personales de los titulares para una o varias de las siguientes finalidades generales, según la relación existente, la naturaleza del servicio, la calidad del titular, la fuente de recolección y el marco jurídico aplicable:

5.1. Gestión precontractual, comercial y relacional

Adelantar procesos de contacto, prospección, perfilamiento comercial básico, diagnóstico inicial, evaluación de necesidades, agendamiento, presentación de servicios, elaboración de propuestas, envío de cotizaciones, negociación, formalización y seguimiento de relaciones potenciales o existentes.

5.2. Registro, autenticación, administración de cuentas y acceso

Crear, habilitar, administrar, modificar, verificar, autenticar, suspender, reactivar, bloquear o cancelar cuentas de usuario; administrar credenciales, perfiles, permisos, roles y accesos; y mantener los registros necesarios para el control y la seguridad del entorno digital.

5.3. Prestación, ejecución y administración del servicio

Operar, ejecutar, mantener, monitorear, actualizar, evolucionar, documentar, soportar y administrar el sitio web, la plataforma, los módulos, las funcionalidades, los flujos, las automatizaciones, las integraciones, los paneles, los reportes, los contenidos y los servicios asociados a RIOGUARDIAN.

5.4. Soporte, mantenimiento, atención y continuidad del negocio

Atender consultas, solicitudes, incidentes, tickets, reclamos, requerimientos, errores, novedades, problemas de acceso, necesidades de configuración, solicitudes de asistencia, interrupciones programadas o no programadas, y cualquier otra situación relacionada con el soporte técnico, funcional, operativo, administrativo o comercial.

5.5. Seguridad de la información, ciberseguridad y prevención de fraude

Prevenir, detectar, contener, investigar, documentar y mitigar accesos no autorizados, actividades anómalas, vulneraciones de seguridad, suplantación, fraude, abuso del sistema, manipulación indebida, incumplimientos, incidentes técnicos o cualquier situación que pueda afectar la integridad, disponibilidad, confidencialidad o trazabilidad de la infraestructura, de los servicios o de la información tratada.

5.6. Cumplimiento normativo, contractual, corporativo y probatorio

Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias, societarias, tributarias, contables, contractuales, laborales, administrativas o judiciales; responder requerimientos de autoridades; gestionar auditorías, investigaciones, procesos internos, controversias o reclamaciones; y conservar evidencia para el ejercicio o defensa de derechos.

5.7. Facturación, recaudo, cartera y administración económica

Emitir documentos de cobro, facturas, notas, soportes, gestionar pagos, recaudos, verificaciones, conciliaciones, renovaciones, cartera, devoluciones, cancelaciones, suspensiones, cierres y terminaciones, así como resolver controversias o reclamaciones asociadas a obligaciones económicas o transaccionales.

5.8. Analítica, estabilidad, mejora y evolución del producto

Medir uso, tráfico, adopción, desempeño, errores, estabilidad, navegabilidad, trazabilidad técnica, comportamiento funcional, experiencia de usuario, calidad del servicio y demás variables operativas necesarias para mejorar, ajustar, proteger y evolucionar los productos y servicios, procurando aplicar técnicas de agregación, minimización, seudonimización o anonimización cuando ello resulte razonablemente posible y apropiado.

5.9. Comunicaciones operativas, institucionales, contractuales y comerciales

Remitir comunicaciones relacionadas con la operación del servicio, autenticación, soporte, continuidad, seguridad, mantenimiento, facturación, cartera, renovación, acceso, recuperación, terminación, cambios relevantes, así como información institucional, comercial o promocional cuando ello resulte jurídicamente procedente y exista la base correspondiente.

5.10. Gestión de relaciones con proveedores, aliados y talento humano

Adelantar procesos de evaluación, vinculación, seguimiento, contratación, administración, terminación o verificación respecto de proveedores, contratistas, aliados, aspirantes, trabajadores y demás sujetos vinculados a la operación interna o externa de la Compañía.

5.11. Gestión documental, archivo, organización y trazabilidad

Organizar, conservar, indexar, custodiar, revisar, categorizar, transformar, presentar o relacionar documentos, registros, evidencias, soportes o interacciones, en la medida en que ello sea necesario para la ejecución del servicio, la trazabilidad operativa, la prueba de actuaciones, el soporte o la defensa jurídica de la Compañía o del cliente, cuando corresponda.

6. Tratamiento en Calidad de Responsable y en Calidad de Encargado

RIOJURIDICO podrá actuar, según el caso concreto, como Responsable del Tratamiento o como Encargado del Tratamiento.

Actuará como Responsable respecto de aquellos datos personales sobre los cuales determine directamente las finalidades y los medios del tratamiento, incluyendo, entre otras, sus propias bases de datos corporativas, comerciales, administrativas, laborales, contractuales, de soporte, de navegación, de seguridad, de proveedores y de usuarios del sitio o de la plataforma bajo su propio control.

Actuará como Encargado cuando trate datos personales por cuenta de clientes empresariales que utilicen RIOGUARDIAN para la gestión, organización, tratamiento, almacenamiento, consulta, estructuración, soporte o trazabilidad de información dentro de sus propios procesos internos, corporativos, administrativos, jurídicos, contractuales o de cumplimiento, siempre en los términos previstos en el contrato aplicable, en las instrucciones documentadas del cliente y dentro del marco legal vigente. En tales casos, el cliente o tercero que determine las finalidades del tratamiento será, por regla general, quien ostente la calidad de responsable respecto de esos datos.

Cuando el tratamiento se realice por cuenta de un cliente, corresponderá a dicho cliente contar con la base jurídica, legitimación, autorizaciones, avisos, soportes y títulos habilitantes necesarios para incorporar la información personal al servicio, impartir instrucciones válidas y garantizar la licitud del tratamiento dentro de su propia operación.

7. Derechos que Asisten a los Titulares

Los titulares de datos personales tienen, en los términos de la ley, entre otros, los siguientes derechos:

conocer los datos personales respecto de los cuales RIOJURIDICO realiza tratamiento;
solicitar la actualización, rectificación, corrección o inclusión de información cuando resulte incompleta, inexacta, desactualizada o incorrecta;
solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando ello resulte procedente;
ser informados acerca del uso dado a sus datos personales;
presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información;
solicitar la supresión de sus datos personales cuando ello sea legalmente procedente;
revocar la autorización otorgada, en los casos en que ello tenga cabida conforme a la ley;
acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento;
acudir ante las autoridades competentes en los casos y bajo los procedimientos legalmente previstos.

El ejercicio de tales derechos se realizará conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales, a los procedimientos definidos por RIOJURIDICO y a las reglas legales aplicables al régimen de hábeas data.

8. Canales para Consultas, Reclamos y Ejercicio de Derechos

Los titulares podrán presentar consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria, acceso o cualquier otra petición relacionada con sus datos personales a través de los canales oficiales habilitados por RIOJURIDICO para asuntos de protección de datos personales.

Correo de protección de datos / hábeas data: [email protected]
Canal adicional de atención: Canal de Atención PQRS
Dirección física: Cra 34 #51-80, Of. 304, Edificio Foro, Bucaramanga, Santander, Colombia
Teléfono: +57 316 388 11 38

RIOJURIDICO podrá solicitar al interesado la información necesaria y razonable para verificar su identidad, representación, legitimación o calidad para actuar, con el fin de proteger la confidencialidad, integridad y seguridad de la información y evitar accesos o entregas indebidas a personas no autorizadas.

9. Consultas, Reclamos y Procedimiento Aplicable

Las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales serán atendidos por RIOJURIDICO en los términos, condiciones, etapas y plazos establecidos en la ley y desarrollados en la Política de Tratamiento de Datos Personales publicada por la Compañía.

Cuando una solicitud esté incompleta, resulte insuficiente o requiera aclaración, RIOJURIDICO podrá requerir al interesado para que la subsane o complemente, dentro de los parámetros legalmente procedentes. Si la solicitud corresponde materialmente a un tercero responsable respecto del cual la Compañía actúe únicamente como encargado, RIOJURIDICO podrá trasladarla o articular su atención con dicho responsable, según corresponda.

10. Autorización del Titular

Cuando la legislación aplicable exija autorización para el tratamiento de datos personales, RIOJURIDICO la obtendrá de forma previa, expresa e informada, por medios físicos, electrónicos, contractuales, digitales, verbales grabados o cualquier otro medio que permita dejar constancia verificable de su otorgamiento o del cumplimiento del deber de informar, según corresponda.

La existencia del presente Aviso, de la Política de Tratamiento de Datos Personales, de los Términos Generales o de un documento contractual no se entenderá, por sí sola, como sustituto automático de la autorización, cuando esta sea legalmente exigible. La autorización, cuando proceda, deberá obedecer a un mecanismo válido, atribuible al titular y suficientemente informado.

11. Datos Sensibles y Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

RIOJURIDICO no estructura ordinariamente la operación principal de RIOGUARDIAN sobre el tratamiento de datos sensibles ni de datos personales de niños, niñas y adolescentes. No obstante, si por razones excepcionales, legítimas y legalmente permitidas resultare necesario tratar ese tipo de información, ello se sujetará estrictamente a los requisitos, limitaciones, principios, habilitaciones y salvaguardas previstos en la legislación aplicable.

Cuando legalmente corresponda, se informará el carácter facultativo de responder a preguntas sobre datos sensibles o sobre datos personales de menores, y se aplicarán medidas reforzadas de acceso, reserva y seguridad.

12. Intervención de Terceros, Proveedores y Servicios de Apoyo

Para el cumplimiento de las finalidades informadas y para la operación de su ecosistema digital, contractual, administrativo o tecnológico, RIOJURIDICO podrá apoyarse en terceros proveedores, aliados, contratistas, subcontratistas, integradores, operadores tecnológicos o infraestructuras especializadas, incluyendo servicios de almacenamiento, nube, autenticación, ciberseguridad, monitoreo, soporte, mensajería, analítica, videoconferencia, firma electrónica, pasarelas de pago, ofimática, documentación o cualquier otra herramienta razonablemente necesaria para la operación o seguridad del servicio.

Cuando ello implique acceso, transmisión, circulación, almacenamiento o tratamiento de datos personales, RIOJURIDICO adoptará los mecanismos jurídicos, contractuales, organizacionales y razonables que resulten pertinentes según la naturaleza del flujo, el rol que ostente en cada caso y el marco legal aplicable.

13. Transmisión y Transferencia de Datos Personales

Los datos personales podrán ser transmitidos o transferidos a terceros ubicados en Colombia o en el exterior cuando ello resulte necesario para la correcta prestación del servicio, la operación técnica, la seguridad, el cumplimiento contractual, la continuidad del negocio, el almacenamiento, el soporte, la gestión administrativa o cualquier otra finalidad legítima asociada a la relación entre el titular y RIOJURIDICO, siempre dentro del marco permitido por la ley.

Cuando el tratamiento se realice a través de terceros encargados, operadores o subprocesadores, RIOJURIDICO podrá establecer las condiciones contractuales, técnicas y organizacionales que estime apropiadas para proteger la información y delimitar el tratamiento. Cuando la operación involucre transferencia internacional, se observarán las restricciones, excepciones, mecanismos habilitantes y salvaguardas legalmente aplicables.

14. Seguridad de la Información

RIOJURIDICO adopta medidas administrativas, técnicas, humanas y organizacionales razonables orientadas a proteger los datos personales bajo su tratamiento contra pérdida, destrucción, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, divulgación, tratamiento no permitido o cualquier otro riesgo que razonablemente pueda afectar la confidencialidad, integridad, disponibilidad o trazabilidad de la información.

No obstante, el titular reconoce que ningún sistema, red, plataforma, infraestructura o flujo digital es absolutamente inmune a incidentes, y que la seguridad también depende del uso diligente de credenciales, controles de acceso, entornos de trabajo, dispositivos, redes y prácticas de seguridad por parte del propio titular, del cliente, de sus usuarios autorizados y de los terceros bajo su esfera de control.

15. Conservación de la Información

Los datos personales serán conservados por el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, atender la relación jurídica correspondiente, satisfacer deberes legales, contractuales, regulatorios, contables, probatorios, administrativos o de defensa, y dar aplicación a las políticas internas de conservación, bloqueo, retención, anonimización y eliminación de la Compañía.

La política específica sobre esta materia se encuentra publicada en el documento correspondiente del Centro Legal.

16. Acceso a la Política de Tratamiento de Datos Personales

Los titulares podrán conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales, sus condiciones de aplicación, el procedimiento para consultas y reclamos y sus eventuales actualizaciones a través de los siguientes enlaces o canales:

17. Modificaciones al Presente Aviso

RIOJURIDICO podrá modificar, actualizar, complementar, ampliar o sustituir el presente Aviso de Privacidad en cualquier momento, especialmente por cambios normativos, criterios de autoridad, ajustes operativos, evolución del sitio o de la plataforma, cambios en los flujos de tratamiento, incorporación de nuevos servicios, herramientas o canales, reorganizaciones corporativas o mejoras de claridad jurídica y técnica.

La versión vigente del Aviso será aquella que se encuentre publicada en los canales oficiales de la Compañía. Los cambios sustanciales relevantes podrán reflejarse, además, en la Política de Tratamiento de Datos Personales y en los medios de información que la Compañía estime adecuados.

18. Remisión al Centro Legal y a los Documentos Complementarios

Para una comprensión integral del régimen aplicable al tratamiento de datos personales por parte de RIOJURIDICO, este Aviso debe leerse junto con los demás documentos que integran el marco legal del servicio, especialmente:

Marco Legal General
Política de Tratamiento de Datos Personales
Política de Retención, Bloqueo, Supresión y Eliminación de Información
Canal de Atención, PQRS y Hábeas Data

19. Declaración Final

Mediante el presente Aviso, RIOJURIDICO pone en conocimiento de los titulares la existencia de sus políticas y prácticas generales de tratamiento de datos personales, informa las finalidades generales del tratamiento que podrá realizar en el marco de su operación y habilita los canales correspondientes para el ejercicio de los derechos que asisten a cada titular, todo ello sin perjuicio de los contratos, autorizaciones, avisos complementarios, instrumentos específicos o relaciones particulares que puedan resultar aplicables a un flujo o servicio determinado.