Casos de uso
Problemas reales. Soluciones operables.
Así resuelven empresas colombianas sus retos de cumplimiento, evidencia y gestión con RIOGUARDIAN.
Responder un requerimiento de autoridad
Llega un requerimiento de una superintendencia o entidad de control. La empresa necesita armar un paquete con evidencia, documentos, versiones correctas y soporte cronológico — en un plazo corto.
Con RIOGUARDIAN
- El requerimiento se registra con tipo, autoridad, plazo y prioridad
- La plataforma identifica documentos relevantes del expediente documental
- Se arma un paquete probatorio con versiones vigentes y hash de integridad
- El paquete se congela para garantizar inmutabilidad
- Todo queda trazado: quién armó, cuándo, con qué documentos y quién despachó
Organizar el SG-SST con evidencia demostrable
La empresa tiene actividades de SST, pero los soportes están dispersos. Ante una auditoría o visita, no puede demostrar ejecución completa.
Con RIOGUARDIAN
- Se estructura el plan anual con actividades, responsables y fechas
- Cada actividad tiene evidencia asociada y estado de avance
- El dashboard muestra cobertura, brechas y readiness por área
- Los certificados y registros de asistencia quedan en el sistema
- La información está lista para presentar ante ARL o Mintrabajo
Gestionar PTEE y SAGRILAFT con trazabilidad
La empresa debe cumplir con programas de transparencia y/o lavado de activos, pero las políticas, matrices y reportes viven en documentos separados sin seguimiento real.
Con RIOGUARDIAN
- Se activan los módulos correspondientes según el régimen aplicable
- Políticas, matrices de riesgo y controles quedan centralizados
- Los reportes regulatorios tienen calendario, checklist y evidencia
- La debida diligencia de terceros alimenta el expediente de cumplimiento
- El oficial de cumplimiento tiene un dashboard con estado real
Atender habeas data y conservar soporte
Un titular ejerce sus derechos (consulta, actualización, supresión). La empresa necesita responder dentro de plazo legal y conservar evidencia del trámite.
Con RIOGUARDIAN
- La solicitud se registra con tipo, titular, canal y plazo legal
- Se asigna responsable y se genera trazabilidad del trámite
- La respuesta queda documentada con fecha, contenido y medio
- Si hay transferencia o tratamiento especial, se documenta el soporte
- El historial completo está disponible para la SIC o auditoría
Dar visibilidad ejecutiva a gerencia y junta
La gerencia necesita saber qué frentes de cumplimiento están al día, cuáles tienen brechas y qué riesgos requieren atención — sin tener que revisar cada módulo.
Con RIOGUARDIAN
- Dashboard ejecutivo con estado de cumplimiento por frente
- Obligaciones vencidas, próximas y en gestión visibles
- Readiness por entidad/línea con progreso medible
- Board pack descargable para comité o junta
- Responsables, tendencias y prioridades claras
Conocer, clasificar y reevaluar terceros
La empresa trabaja con proveedores, contratistas y aliados. No siempre tiene documentación completa, clasificación de riesgo o trazabilidad de relación.
Con RIOGUARDIAN
- Cada tercero tiene un expediente unificado: datos, screening, DD, contratos
- La clasificación de riesgo se ajusta por tipo y exposición
- El screening contra listas restrictivas es parte del flujo
- La reevaluación periódica tiene calendario y evidencia
- El cumplimiento contractual se documenta junto al perfil
Demostrar formación a equipos internos
La empresa capacita a sus empleados, pero no tiene forma estructurada de demostrar quién completó qué, cuándo y con qué soporte.
Con RIOGUARDIAN
- Cursos asignados por rol, área y régimen aplicable
- Seguimiento de avance, completitud y certificación
- Registros de asistencia y evaluación incluidos
- Certificados generados con metadatos verificables
- Cobertura por área/módulo visible en dashboard
Gestionar expedientes laborales con trazabilidad
Contratos, novedades, vacaciones, certificados y offboarding se manejan en carpetas físicas o Excel. Falta trazabilidad y acceso rápido.
Con RIOGUARDIAN
- Expediente digital por empleado con documentación completa
- Contratos, modificaciones y soporte cronológico
- Vacaciones, incapacidades y novedades con fechas y estado
- Certificados laborales generados con datos verificados
- Onboarding y offboarding con checklist y evidencia
¿Reconoce alguno de estos problemas?
Evalúe qué aplica a su empresa y vea cómo RIOGUARDIAN puede ayudarle.