Question 1

¿RIOGUARDIAN garantiza que mi empresa cumpla toda la normativa?

Accepted Answer

No. RIOGUARDIAN no sustituye el análisis jurídico, técnico o de cumplimiento que corresponda a cada organización. La plataforma ayuda a centralizar, documentar, hacer seguimiento y dar visibilidad a procesos y evidencias, lo que fortalece la capacidad de gestión y demostración del control.

Question 2

¿Cómo sabe la plataforma qué puede aplicar a mi empresa?

Accepted Answer

RIOGUARDIAN parte de la información de su organización, su operación y sus frentes de exposición para orientar qué marcos y procesos requieren mayor atención. La aplicabilidad depende de la información suministrada y puede requerir validación específica según el caso.

Question 3

¿La plataforma funciona sin soporte externo?

Accepted Answer

Sí. RIOGUARDIAN opera como plataforma independiente para organizar, evidenciar y dar seguimiento al cumplimiento. Si la empresa requiere apoyo especializado adicional, ese acompañamiento puede gestionarse aparte.

Question 4

¿RioGuardian presenta reportes automáticamente ante autoridades?

Accepted Answer

No necesariamente. La plataforma ayuda a organizar la preparación interna, consolidar evidencia y dar visibilidad al estado del reporte, pero la presentación formal depende del alcance habilitado y del contexto regulatorio aplicable.

Question 5

¿Reemplaza al oficial de cumplimiento, al área jurídica o al consultor?

Accepted Answer

No. La plataforma es una herramienta de gestión. Ayuda a que el trabajo de esas áreas tenga más orden, trazabilidad y soporte. Las decisiones legales, regulatorias y de cumplimiento siguen siendo responsabilidad de las personas y áreas designadas.

Question 6

¿RIOGUARDIAN es un software GRC?

Accepted Answer

RIOGUARDIAN comparte algunos objetivos con herramientas GRC (Governance, Risk, Compliance), pero está diseñado específicamente para la realidad regulatoria colombiana: SAGRILAFT, PTEE, protección de datos bajo Ley 1581, SG-SST, gobierno corporativo bajo normas de la Supersociedades, y otros marcos locales. No es un GRC genérico adaptado — es un sistema operativo de cumplimiento construido desde Colombia.

Question 7

¿En qué se diferencia de un gestor documental?

Accepted Answer

Un gestor documental almacena y organiza archivos. RIOGUARDIAN conecta documentos con procesos, responsables, obligaciones, evidencia, plazos y trazabilidad. El documento es un soporte, no el centro — el centro es el proceso de cumplimiento que genera y consume ese documento.

Question 8

¿La plataforma funciona para empresas fuera de Colombia?

Accepted Answer

RIOGUARDIAN está diseñado para el marco regulatorio colombiano. Empresas con operación en Colombia — incluyendo filiales de empresas extranjeras — pueden usar la plataforma. Para operaciones exclusivamente fuera de Colombia, el ajuste regulatorio requeriría configuración adicional.

Question 9

¿Puedo usar solo algunos módulos?

Accepted Answer

Sí. La plataforma es modular. Puede activar solo los frentes que su empresa necesita y agregar más cuando sea necesario. No hay obligación de usar todo desde el inicio.

Question 10

¿Qué pasa si mi empresa no sabe qué normas le aplican?

Accepted Answer

La plataforma incluye un motor de aplicabilidad que, a partir del perfil de su empresa (sector, tamaño, tipo de operación, exposiciones), orienta qué marcos regulatorios podrían ser relevantes. No reemplaza el análisis jurídico, pero sí da un punto de partida estructurado.

Question 11

¿Se adapta a distintos sectores?

Accepted Answer

Sí. La plataforma puede configurarse según procesos, roles, documentación y frentes prioritarios de cada organización, independientemente del sector.

Question 12

¿Qué gana una empresa al centralizar estos procesos?

Accepted Answer

Principalmente: más orden, menos dependencia de seguimiento manual, mejor acceso a evidencia, mayor visibilidad del estado del control y mejor capacidad de respuesta ante auditoría, revisión interna o requerimientos.

Question 13

¿Cuánto tarda la implementación?

Accepted Answer

Depende del alcance. Una implementación básica con un frente regulatorio puede estar operativa en 2 a 4 semanas. Implementaciones con múltiples módulos, sedes y roles pueden tomar de 6 a 12 semanas. El tiempo lo determina la complejidad de la operación, no la plataforma.

Question 14

¿Necesito migrar datos de otros sistemas?

Accepted Answer

No necesariamente. La plataforma puede arrancar desde cero. Si la empresa tiene información existente — listas de terceros, documentos, expedientes, contratos — se puede importar durante la implementación para no perder historial.

Question 15

¿Quién debe participar de mi empresa?

Accepted Answer

Depende del alcance, pero típicamente participan: un líder de proyecto interno (puede ser cumplimiento, jurídica o dirección), los responsables de cada módulo que se vaya a activar, y un contacto de TI para temas de acceso y usuarios.

Question 16

¿Hay capacitación incluida?

Accepted Answer

Sí. Toda implementación incluye capacitación para los usuarios que operarán la plataforma. La capacitación se organiza por rol — no todos necesitan saber lo mismo — y queda documentada dentro de la propia plataforma.

Question 17

¿Qué pasa si ya tengo procesos funcionando?

Accepted Answer

La plataforma no reemplaza lo que funciona — lo estructura. Si ya tiene procesos de cumplimiento operando, RIOGUARDIAN ayuda a centralizarlos, darles trazabilidad y conectar la evidencia que hoy puede estar dispersa.

Question 18

¿Puedo empezar con un solo frente y agregar más después?

Accepted Answer

Sí. De hecho, esa es la forma más común de arrancar. Muchas empresas comienzan con SAGRILAFT o protección de datos y van agregando frentes según las necesidades y prioridades.

Question 19

¿El equipo de RIOGUARDIAN configura la plataforma?

Accepted Answer

Sí. La implementación es guiada. El equipo de RIOGUARDIAN configura la plataforma según el perfil de la empresa, los módulos seleccionados y la estructura de roles y responsables. La empresa no necesita configurar nada por su cuenta.

Question 20

¿Hay soporte después de la implementación?

Accepted Answer

Sí. El soporte continúa después de la implementación. Incluye resolución de dudas operativas, ajustes de configuración y acompañamiento para nuevos frentes que se activen.

Question 21

¿Qué pasa después de empezar?

Accepted Answer

La empresa configura su perfil, organiza la información relevante, activa los frentes de operación que correspondan y empieza a trabajar sobre módulos conectados por evidencia, seguimiento y reportes.

Question 22

¿Dónde se almacenan los datos?

Accepted Answer

Los datos se almacenan en infraestructura cloud segura con cifrado en reposo y en tránsito. La plataforma utiliza proveedores de infraestructura con certificaciones de seguridad reconocidas internacionalmente.

Question 23

¿Quién puede ver la información de mi empresa?

Accepted Answer

Solo los usuarios autorizados de su empresa, según los roles y permisos configurados. La plataforma es multi-tenant: los datos de cada empresa están aislados y nunca son visibles para otras organizaciones. El equipo de RIOGUARDIAN no accede a datos de la empresa sin autorización expresa.

Question 24

¿La plataforma cumple con habeas data?

Accepted Answer

Sí. RIOGUARDIAN opera bajo los principios de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación. Incluye política de tratamiento de datos, aviso de privacidad, canal de derechos ARCO y controles de acceso para datos personales.

Question 25

¿Hay respaldos automáticos?

Accepted Answer

Sí. Los datos se respaldan automáticamente con frecuencia diaria como mínimo. Los respaldos se almacenan de forma independiente para garantizar recuperación en caso de incidente.

Question 26

¿Puedo exportar mis datos?

Accepted Answer

Sí. La empresa puede exportar su información en formatos estándar. Los datos son de la empresa — la plataforma no retiene información como condición de permanencia.

Question 27

¿Qué pasa si cancelo el servicio?

Accepted Answer

La empresa tiene un período de gracia para exportar toda su información. Después de ese período, los datos se eliminan de acuerdo con la política de retención. No se conservan datos de empresas que cancelan el servicio.

Question 28

¿Cuánto cuesta?

Accepted Answer

El precio depende del número de módulos, el volumen de usuarios y la complejidad de la operación. No hay un precio único porque cada empresa tiene necesidades diferentes. Solicite una evaluación para recibir una propuesta ajustada a su caso.

Question 29

¿Hay un plan mínimo?

Accepted Answer

Sí. Existe un plan base que incluye perfil de empresa, motor de aplicabilidad y al menos un frente regulatorio activo. A partir de ahí, la empresa puede agregar módulos y usuarios según sus necesidades.

Question 30

¿Qué incluye cada plan?

Accepted Answer

Cada plan incluye acceso a la plataforma, configuración inicial, capacitación, soporte y los módulos contratados. Los detalles específicos — usuarios, sedes, funcionalidades avanzadas — varían según el plan.

Question 31

¿Los precios son por usuario o por empresa?

Accepted Answer

El modelo de precios combina una base por empresa con componentes que varían según el número de usuarios activos y los módulos habilitados. El detalle se define en la propuesta comercial.

Question 32

¿Hay compromiso de permanencia?

Accepted Answer

Los contratos estándar tienen una vigencia mínima que se establece en la propuesta comercial. No hay cláusulas de permanencia indefinida — la empresa puede decidir no renovar al término del período.

Question 33

¿Puedo cambiar de plan?

Accepted Answer

Sí. Los planes pueden ajustarse — agregar módulos, aumentar usuarios o cambiar el alcance — en cualquier momento, sujeto a las condiciones del contrato vigente.

Question 34

¿La plataforma sirve para SAGRILAFT?

Accepted Answer

Sí, puede apoyar la organización de procesos, documentación, terceros, seguimiento y evidencia asociados a la gestión del riesgo LA/FT/FPADM. En Colombia, el SAGRILAFT está regulado para sujetos obligados bajo el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica y sus modificaciones. La aplicabilidad concreta depende del tipo de entidad y de los criterios normativos vigentes.

Question 35

¿La plataforma sirve para PTEE?

Accepted Answer

Sí, puede apoyar la documentación, trazabilidad, capacitación, seguimiento y control asociados a programas de transparencia y ética empresarial. En Colombia, el marco principal para sujetos obligados está en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica, desarrollado en relación con la Ley 1778 de 2016 y la Ley 2195 de 2022.

Question 36

¿Sirve para SG-SST?

Accepted Answer

Sí. Puede facilitar el seguimiento de actividades, responsables, documentación, planes y soportes del sistema. El SG-SST en Colombia está concebido como un proceso basado en mejora continua, con política, planificación, aplicación, evaluación, auditoría y acciones de mejora, y exige objetivos, plan de trabajo y soportes documentales.

Question 37

¿Sirve para protección de datos personales?

Accepted Answer

Sí. Puede apoyar la organización de políticas, responsables, solicitudes de titulares, soportes y documentación del proceso. En Colombia, la protección de datos personales se rige principalmente por la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación.

Question 38

¿Sirve para empresas que no son sujetas obligadas de SAGRILAFT?

Accepted Answer

Sí. Muchas empresas que no son sujetas obligadas eligen implementar procesos de debida diligencia y gestión de riesgo de terceros por buenas prácticas, requerimiento de clientes o exposición comercial. La plataforma no exige ser sujeto obligado para operar.

Question 39

¿La plataforma genera los reportes de la Supersociedades?

Accepted Answer

La plataforma ayuda a organizar la preparación interna y consolidar la evidencia necesaria para los reportes. La generación del formato específico de reporte puede depender del tipo de obligación y del período. El objetivo es que la información esté lista cuando se necesite.

Question 40

¿Puedo gestionar el PESV aquí?

Accepted Answer

Sí. La plataforma incluye capacidades para documentar el Plan Estratégico de Seguridad Vial: expedientes de conductores, hojas de vida de vehículos, capacitación vial, control de fatiga, incidentes y articulación con el SG-SST conforme al Decreto 1252 de 2021.

Question 41

¿Cómo funciona el módulo de auditoría?

Accepted Answer

Permite crear planes de auditoría, registrar hallazgos con severidad y causa raíz, documentar pruebas con evidencia, asignar acciones correctivas con responsable y plazo, y dar acceso controlado a auditores externos con registro de actividad.

Question 42

¿Qué cubre el módulo laboral?

Accepted Answer

Expedientes laborales digitales, onboarding documentado, control de vacaciones, generación de certificados, offboarding con checklist de cierre y gestión de novedades. Todo con trazabilidad para auditoría laboral.

Question 43

¿Cómo funciona la debida diligencia?

Accepted Answer

La plataforma centraliza la revisión de contrapartes: consulta en listas restrictivas y fuentes abiertas, documentación del tercero, clasificación de riesgo, alertas de vigencia y seguimiento de actualización. Todo queda vinculado al registro del tercero.

Question 44

¿La plataforma cubre la Ley 2365 de 2024?

Accepted Answer

Sí. La Ley 2365 de 2024 fortalece las obligaciones de los empleadores en materia de prevención, atención y sanción del acoso laboral y sexual en el trabajo. RIOGUARDIAN incluye canales de denuncia confidenciales, protocolos documentados de atención, capacitación trazable y mecanismos de protección al denunciante, lo que facilita el cumplimiento de estas obligaciones.

Question 45

¿Qué cambia con la Ley 2365 para los empleadores?

Accepted Answer

La Ley 2365 de 2024 establece la obligación de contar con canales de denuncia accesibles y confidenciales, protocolos de atención con plazos definidos, capacitación periódica obligatoria en prevención del acoso, y protección reforzada para los denunciantes. El incumplimiento puede generar sanciones administrativas del Ministerio del Trabajo, consecuencias en procesos judiciales laborales y riesgo reputacional.

Question 46

¿Cómo ayuda RIOGUARDIAN con los canales de denuncia de la Ley 2365?

Accepted Answer

La plataforma ofrece canales de denuncia digitales con anonimato opcional, seguimiento de casos con trazabilidad completa, asignación de responsables y plazos, y documentación del protocolo de atención. Todo queda registrado como evidencia en caso de requerimiento del Ministerio del Trabajo.

Question 47

¿La Ley 2365 aplica a todas las empresas?

Accepted Answer

La Ley 2365 de 2024 aplica a todos los empleadores en Colombia, independientemente de su tamaño o sector. Las obligaciones incluyen implementar mecanismos de prevención, atención y seguimiento del acoso laboral y sexual, así como garantizar canales de denuncia confidenciales y protección al denunciante.

Question 48

¿Qué ve un oficial de cumplimiento?

Accepted Answer

El oficial de cumplimiento tiene vista consolidada del estado de todos los frentes regulatorios activos: SAGRILAFT, PTEE, protección de datos, debida diligencia, auditoría. Ve obligaciones pendientes, alertas, cobertura de capacitación, estado de terceros y reportes de actividad.

Question 49

¿Qué puede hacer un empleado en la plataforma?

Accepted Answer

Depende del rol asignado. Un empleado típico puede: completar capacitaciones asignadas, firmar reconocimientos de políticas, solicitar vacaciones, consultar su expediente y responder requerimientos asignados. No tiene acceso a información de otros empleados ni a módulos que no le correspondan.

Question 50

¿Cómo funciona el acceso para auditoría externa?

Accepted Answer

Se genera un acceso temporal con permisos específicos, vigencia limitada y registro completo de actividad. El auditor externo solo ve lo que está dentro del alcance definido y toda su actividad queda en bitácora.

Question 51

¿La gerencia tiene un dashboard propio?

Accepted Answer

Sí. La gerencia tiene un dashboard ejecutivo con KPIs de cumplimiento por módulo, estado de hallazgos, cobertura de capacitación, indicadores de debida diligencia, vencimientos críticos y reportes exportables para junta directiva.

Question 52

¿Puedo asignar permisos por área?

Accepted Answer

Sí. Los permisos se configuran por rol, por módulo y pueden restringirse por sede o área. Un responsable de SST en una sede no ve los datos de SST de otra sede, a menos que tenga permiso explícito.

Question 53

¿Sirve para empresas de salud?

Accepted Answer

Sí. Las organizaciones de salud tienen necesidades específicas: alta carga documental regulatoria, formación continua obligatoria, protección de datos sensibles de pacientes, comités institucionales y — para entidades vigiladas por Supersalud — el SICOF. La plataforma aborda cada uno de estos frentes.

Question 54

¿Funciona para empresas con múltiples sedes?

Accepted Answer

Sí. La plataforma permite estandarizar procesos entre sedes, mantener visibilidad centralizada del estado de cada ubicación, delegar permisos por sede y ejecutar auditoría cruzada con evidencia comparable.

Question 55

¿Es útil para el sector financiero que ya tiene sus propios sistemas?

Accepted Answer

Sí. Muchas entidades financieras tienen sistemas transaccionales robustos pero carecen de una plataforma que centralice la operación de SAGRILAFT, PTEE, debida diligencia de contrapartes, auditoría interna y preparación para supervisión. RIOGUARDIAN complementa los sistemas existentes sin reemplazarlos.

Question 56

¿Sirve para empresas pequeñas?

Accepted Answer

Sí, si la empresa tiene obligaciones de cumplimiento que gestionar. Una empresa pequeña con 20 empleados que es sujeta obligada de SAGRILAFT tiene las mismas obligaciones que una de 500. La diferencia es que la plataforma le permite operar con menos desgaste.

Question 57

¿Funciona para grupos empresariales?

Accepted Answer

Sí. La plataforma soporta operación multi-entidad: cada empresa del grupo tiene su propio perfil, aplicabilidad y módulos, pero la dirección del grupo puede tener visibilidad consolidada del estado de cumplimiento de todas las entidades.

Preguntas frecuentes

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